A sette anni dalla decisione con cui la Corte di giustizia dell'Unione europea ha imposto a tutti gli Stati membri di obbligare i datori di lavoro a misurare l'orario di lavoro giornaliero, molte aziende procedono ancora a intuito e con Excel. La legge sulla rilevazione dell'orario di lavoro che vi riguarda dipende da dove si trovano le vostre persone e in Germania i requisiti sono cambiati due volte dal 2019, con una terza modifica all'esame. Di seguito: cosa deve essere registrato, quali sistemi di rilevazione delle presenze rispettano la legge, se l'orario di lavoro basato sulla fiducia sopravvive, i limiti del GDPR e una checklist di conformità.
Una premessa: si tratta di informazioni generali, non di consulenza legale.
Da dove nasce l'obbligo di rilevare l'orario di lavoro?
Il 14 maggio 2019 la Corte di giustizia dell'Unione europea si è pronunciata nella causa C-55/18 (CCOO contro Deutsche Bank SAE) stabilendo che la direttiva sull'orario di lavoro e la Carta dei diritti fondamentali dell'UE impongono agli Stati membri di obbligare i datori di lavoro a istituire un “sistema oggettivo, affidabile e accessibile” che misuri le ore di lavoro giornaliere di ciascun lavoratore. Senza un simile sistema di rilevazione delle presenze, ha affermato la Corte, non è possibile far rispettare né il limite delle 48 ore settimanali né i periodi di riposo giornaliero. Il comunicato stampa ufficiale della CGUE sulla causa C-55/18 è disponibile sul sito web della Corte.
La Germania non ha modificato di conseguenza la propria legge sull'orario di lavoro. È intervenuta invece la Corte federale del lavoro (Bundesarbeitsgericht, BAG). Nella sua decisione del 13 settembre 2022 (1 ABR 22/21), la Corte ha stabilito che il datore di lavoro è già obbligato, ai sensi del § 3, comma 2, n. 1 della legge sulla sicurezza sul lavoro (Arbeitsschutzgesetz, ArbSchG), interpretata in conformità al diritto dell'UE, a introdurre un sistema che registri inizio, fine e durata dell'orario di lavoro giornaliero, straordinari compresi.
In pratica questo significa:
- I datori di lavoro devono registrare l'orario di lavoro di tutti i dipendenti, in ogni settore e a prescindere dalle dimensioni dell'azienda, in ufficio, in trasferta o da casa.
- Registrare soltanto le ore oltre le otto giornaliere, come da tempo richiesto dal § 16, comma 2 della legge sull'orario di lavoro (ArbZG), non è più sufficiente.
- La forma non è prescritta. Carta, fogli di calcolo, un terminale o un'app sono tutti validi, purché i dati registrati siano affidabili e gli ispettori possano verificarli. Il datore di lavoro può delegare la rilevazione, ma ne resta responsabile.
L'orario di lavoro basato sulla fiducia è ancora consentito?
Sì. La Vertrauensarbeitszeit, il modello in cui nessuno controlla quando si inizia e si finisce, sopravvive alla sentenza della BAG in forma modificata. I dipendenti continuano a decidere quando lavorare; ciò che cambia è che le loro ore devono essere annotate. La maggior parte delle aziende consente ora al personale di registrare autonomamente inizio, fine e pause in uno strumento self-service che segnala le violazioni dell'orario di lavoro massimo e del periodo di riposo di 11 ore. La fiducia riguarda la *pianificazione*, non la *documentazione*. Orario flessibile, conti orari e lavoro da remoto seguono la stessa logica.
La bozza di legge tedesca: stato a settembre 2026
Una prima bozza di modifica dell'ArbZG dell'aprile 2023 avrebbe reso obbligatoria la rilevazione elettronica dell'orario; non è mai arrivata in parlamento prima che la coalizione che la sosteneva si dissolvesse alla fine del 2024. Un nuovo Referentenentwurf (bozza ministeriale) è seguito il 18 giugno 2026. I suoi requisiti principali:
| Norma della bozza (giugno 2026) | Contenuto |
|---|---|
| Cosa registrare | Inizio, fine e durata dell'orario di lavoro giornaliero, inseriti nello stesso giorno |
| Forma | Elettronica per impostazione predefinita; il sistema di rilevazione specifico non è prescritto |
| Periodi di transizione | 1 anno per tutti i datori di lavoro; 2 anni sotto i 250 dipendenti; 5 anni sotto i 50 |
| Microimprese | Fino a 10 dipendenti: esenti in via permanente dalla forma elettronica |
| Orario di lavoro basato sulla fiducia | Resta lecito; i datori di lavoro devono comunque venire a conoscenza delle violazioni, ad esempio tramite avvisi automatici |
| Conservazione | Almeno due anni |
| Sanzioni | Fino a 50.000 EUR per registrazioni mancanti, conservazione errata o rifiuto di accesso agli ispettori |
A settembre 2026 il consiglio dei ministri non ha ancora adottato la bozza, quindi nulla di tutto ciò è ancora legge. La sentenza della BAG e il § 16 ArbZG restano il riferimento vincolante di base.
In che modo le norme variano da Paese a Paese?
| Giurisdizione | Chi deve essere monitorato | Base giuridica | Note |
|---|---|---|---|
| UE (in generale) | Tutti i lavoratori, ogni giorno | CGUE C-55/18, direttiva 2003/88/CE | Gli Stati membri applicano le norme in modo diverso |
| Germania | Tutti i dipendenti | § 3, comma 2, n. 1 ArbSchG (BAG 2022), § 16, comma 2 ArbZG | Rilevazione elettronica prevista nella bozza del 2026 |
| Austria | Tutti i dipendenti | § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) | Inizio, fine, durata e pause; auto-registrazione consentita per orario flessibile e home office |
| Svizzera | La maggior parte dei dipendenti | Art. 46 ArG, Art. 73a/73b ArGV 1 | Esenzione per i dirigenti autonomi ad alto reddito; registrazione semplificata per chi definisce autonomamente oltre il 25% del proprio orario |
| Regno Unito | Lavoratori entro il limite delle 48 ore | Working Time Regulations 1998, reg. 9 | “Registrazioni adeguate” conservate per due anni; nessun obbligo di timbratura giornaliera |
| Stati Uniti | Dipendenti non esenti | Fair Labor Standards Act (FLSA) | Ore lavorate ogni giorno e ogni settimana; con qualsiasi metodo; buste paga conservate tre anni, cartellini due |
Lo schema è chiaro: l'Europa continentale monitora tutti, il Regno Unito registra quanto basta per dimostrare il rispetto del tetto settimanale e gli Stati Uniti collegano la registrazione delle ore alla retribuzione degli straordinari per il personale a ore. I datori di lavoro transfrontalieri hanno bisogno di un set di regole specifico per ciascun Paese per la rilevazione delle presenze dei dipendenti.
Quali sistemi di rilevazione delle presenze sono conformi alla legge?
L'asticella fissata dalla Corte di giustizia dell'UE è: oggettivo, affidabile, accessibile. Applicata agli strumenti reali:
- Terminali o sistemi a badge – a prova di manomissione, ma costosi e poco pratici per chi lavora da remoto.
- Software di rilevazione delle presenze e app mobili – la scelta standard. Il personale registra inizio, fine e pause da qualsiasi dispositivo; il software segnala automaticamente straordinari e periodi di riposo mancanti.
- Fogli di calcolo – per ora legali in Germania, ma facili da modificare senza lasciare traccia. Gli ispettori del lavoro austriaci contestano già i semplici file Excel e la bozza tedesca li eliminerebbe progressivamente per la maggior parte dei datori di lavoro.
- Fogli cartacei – ancora consentiti, e la bozza del 2026 li mantiene per le microimprese. Vanno conservati per due anni, leggibili e completi.
I dati registrati dovrebbero confluire in modo pulito nel libro paga; molte aziende abbinano un'app di rilevazione delle presenze alla contabilità delle retribuzioni digitale, così che straordinari, integrazioni e assenze vengano elaborati senza doverli reinserire.
GDPR: raccogliere solo ciò che la legge richiede, nulla di più
I dati sull'orario di lavoro sono dati personali e l'obbligo stesso di registrazione costituisce la base giuridica ai sensi dell'articolo 6(1)(c) del GDPR.
- Minimizzazione dei dati: localizzazione GPS, screenshot, registrazione delle sequenze di tasti o timbrature biometriche vanno oltre quanto richiesto dalla legge sulla rilevazione dell'orario e necessitano di una giustificazione separata e documentata.
- Trasparenza: comunicate ai dipendenti cosa viene rilevato, perché, chi vi ha accesso e per quanto tempo viene conservato (articolo 13 GDPR).
- Comitato aziendale: in Germania un sistema in grado di monitorare le prestazioni fa scattare la cogestione ai sensi del § 87, comma 1, n. 6 della legge sulla costituzione aziendale. Concordatelo prima dell'introduzione.
Quali sono le sanzioni per la non conformità?
In Germania, oggi, la mancata tenuta delle registrazioni degli straordinari richieste dall'articolo 16 dell'ArbZG costituisce un illecito amministrativo con sanzioni fino a 30.000 euro. Il più ampio obbligo previsto dall'ArbSchG non comporta ancora una sanzione diretta; gli ispettori del lavoro emettono dapprima un'ordinanza e l'inosservanza può anch'essa costare fino a 30.000 euro. La bozza in discussione innalzerebbe il tetto a 50.000 euro.
Il rischio maggiore è spesso di natura civile: senza dati affidabili, i datori di lavoro faticano a difendersi dalle richieste di pagamento degli straordinari e i tribunali tendono a spostare l'onere della prova sull'azienda. I team HR che gestiscono organici in crescita troveranno ulteriori spunti nel nostro articolo sulla crescita aziendale e gestione del personale.
Checklist di conformità: la legge sulla registrazione dell'orario dei dipendenti
Effettui questo audit ogni anno e dopo ogni variazione di organico o Paese.
- [ ] Inizio, fine, pause e ore lavorative giornaliere totali sono registrati per tutti i dipendenti, incluso il personale in remoto.
- [ ] Le registrazioni vengono effettuate nel giorno del lavoro, non ricostruite a fine mese, e non possono essere modificate senza una traccia di controllo.
- [ ] I responsabili verificano regolarmente le registrazioni dell'orario e intervengono in caso di superamento delle ore massime settimanali e dei periodi di riposo.
- [ ] Le registrazioni sono conservate per almeno due anni (tre anni per le buste paga statunitensi).
- [ ] Vengono raccolti solo i dati richiesti dalla legge; nessun GPS o screenshot senza una motivazione documentata.
- [ ] I dipendenti sono stati informati per iscritto (articolo 13 del GDPR) e il comitato aziendale ha dato il proprio consenso, laddove presente.
Spuntare tutte e sei le caselle la pone davanti alla maggior parte dei datori di lavoro e vicino al punto in cui la porterebbe la bozza del 2026.
*Questo articolo fornisce informazioni generali sulla legge in materia di registrazione dell'orario dei dipendenti aggiornate a settembre 2026 e non costituisce una consulenza legale. Le leggi cambiano; per la sua situazione specifica consulti un avvocato del lavoro qualificato.*
