Zeven jaar nadat het Hof van Justitie van de Europese Unie elke lidstaat opdroeg werkgevers de dagelijkse arbeidstijd te laten meten, draaien veel bedrijven nog steeds op onderbuikgevoel en Excel. Welke tijdregistratiewet voor u geldt, hangt af van waar uw mensen zitten, en in Duitsland zijn de eisen sinds 2019 al twee keer verschoven, met een derde wijziging in het verschiet. Hieronder: wat er moet worden geregistreerd, welke tijdregistratiesystemen aan de wet voldoen, of vertrouwensarbeidstijd blijft bestaan, AVG-grenzen en een nalevingschecklist.
Eerst een kanttekening: dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Waar komt de plicht tot arbeidstijdregistratie vandaan?
Op 14 mei 2019 oordeelde het HvJ-EU in zaak C-55/18 (CCOO tegen Deutsche Bank SAE) dat de arbeidstijdenrichtlijn en het EU-Handvest van de grondrechten de lidstaten verplichten om werkgevers een “objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem” te laten opzetten waarmee de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer wordt gemeten. Zonder zo'n tijdregistratiesysteem, aldus het Hof, kunnen noch de wekelijkse grens van 48 uur noch de dagelijkse rusttijden worden gehandhaafd. Het officiële persbericht van het HvJ-EU over zaak C-55/18 is beschikbaar op de website van het Hof.
Duitsland paste zijn arbeidstijdenwet niet aan in reactie hierop. In plaats daarvan greep het Federale Arbeidsgerecht (Bundesarbeitsgericht, BAG) in. In zijn uitspraak van 13 september 2022 (1 ABR 22/21) oordeelde het Hof dat de werkgever al op grond van § 3 lid 2 nr. 1 van de Arbeidsveiligheidswet (Arbeitsschutzgesetz, ArbSchG), in overeenstemming met het EU-recht, verplicht is een systeem in te voeren dat het begin, het einde en de duur van de dagelijkse arbeidstijd registreert, inclusief overuren.
In de praktijk betekent dit:
- Werkgevers moeten de arbeidstijd van alle werknemers registreren, in elke sector en bij elke bedrijfsomvang, op kantoor, onderweg of vanuit huis.
- Alleen de uren boven acht per dag registreren, zoals § 16 lid 2 van de arbeidstijdenwet (ArbZG) al lang voorschrijft, is niet langer voldoende.
- De vorm is niet voorgeschreven. Papier, spreadsheets, een terminal of een app tellen allemaal mee, zolang de tijdregistraties betrouwbaar zijn en inspecteurs ze kunnen controleren. De werkgever mag de registratie delegeren, maar blijft verantwoordelijk.
Is vertrouwensarbeidstijd nog steeds toegestaan?
Ja. Vertrauensarbeitszeit, het model waarbij niemand controleert wanneer u begint en stopt, overleeft de BAG-uitspraak in aangepaste vorm. Werknemers bepalen nog steeds zelf wanneer ze werken; wat verandert, is dat hun uren moeten worden vastgelegd. De meeste bedrijven laten medewerkers nu hun eigen begin, einde en pauzes registreren in een selfservicetool die overschrijdingen van de maximale arbeidstijd en de rusttijd van 11 uur signaleert. Het vertrouwen betreft de *planning*, niet de *documentatie*. Glijdende werktijden, arbeidstijdsaldi en thuiswerken volgen dezelfde logica.
Het Duitse wetsontwerp: stand van zaken in september 2026
Een eerste ontwerpwijziging van de ArbZG uit april 2023 zou elektronische tijdregistratie verplicht hebben gesteld; het bereikte het parlement nooit voordat de coalitie erachter eind 2024 uiteenviel. Een nieuw Referentenentwurf (ministerieel ontwerp) volgde op 18 juni 2026. De kern van de eisen:
| Ontwerpregel (juni 2026) | Inhoud |
|---|---|
| Wat te registreren | Begin, einde en duur van de dagelijkse arbeidstijd, dezelfde dag ingevoerd |
| Vorm | Standaard elektronisch; het specifieke tijdregistratiesysteem is niet voorgeschreven |
| Overgangstermijnen | 1 jaar voor alle werkgevers; 2 jaar onder 250 werknemers; 5 jaar onder 50 |
| Microwerkgevers | Tot 10 werknemers: permanent vrijgesteld van de elektronische vorm |
| Vertrouwensarbeidstijd | Blijft rechtmatig; werkgevers moeten nog steeds op de hoogte raken van overtredingen, bijvoorbeeld via automatische meldingen |
| Bewaartermijn | Ten minste twee jaar |
| Boetes | Tot EUR 50.000 voor ontbrekende registraties, gebrekkige bewaring of het weigeren van toegang aan inspecteurs |
Per september 2026 heeft het kabinet het ontwerp niet aangenomen, dus niets hiervan is nog wet. De BAG-uitspraak en § 16 ArbZG blijven het bindende uitgangspunt.
Hoe verschillen de regels per land?
| Rechtsgebied | Wie moet worden geregistreerd | Rechtsgrondslag | Opmerkingen |
|---|---|---|---|
| EU (algemeen) | Alle werknemers, dagelijks | HvJ-EU C-55/18, Richtlijn 2003/88/EG | Lidstaten implementeren verschillend |
| Duitsland | Alle werknemers | § 3 lid 2 nr. 1 ArbSchG (BAG 2022), § 16 lid 2 ArbZG | Elektronische registratie gepland in het ontwerp van 2026 |
| Oostenrijk | Alle werknemers | § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) | Begin, einde, duur en pauzes; zelfregistratie toegestaan voor glijdende werktijden en thuiswerken |
| Zwitserland | De meeste werknemers | Art. 46 ArG, Art. 73a/73b ArGV 1 | Vrijstelling voor autonome grootverdieners; vereenvoudigde registratie voor personeel dat 25%+ van de eigen uren indeelt |
| Verenigd Koninkrijk | Werknemers binnen de 48-uursgrens | Working Time Regulations 1998, reg. 9 | “Adequate administratie” twee jaar bewaard; geen dagelijkse inklokplicht |
| Verenigde Staten | Niet-vrijgestelde werknemers | Fair Labor Standards Act (FLSA) | Gewerkte uren per dag en per week; elke methode; loonadministratie drie jaar, tijdkaarten twee jaar |
Het patroon: continentaal Europa registreert iedereen, het VK legt genoeg vast om de wekelijkse limiet aan te tonen en de VS koppelt tijdregistratie aan overurenbetaling voor uurloners. Grensoverschrijdende werkgevers hebben per land een eigen set regels voor tijdregistratie van werknemers nodig.
Welke tijdregistratiesystemen voldoen aan de wet?
De lat van het HvJ-EU is objectief, betrouwbaar, toegankelijk. Toegepast op echte tools:
- Terminal- of badgesystemen – fraudebestendig, maar duur en onpraktisch voor thuiswerkers.
- Tijdregistratiesoftware en mobiele apps – de standaardkeuze. Medewerkers leggen begin, einde en pauzes vast op elk apparaat; de software signaleert overuren en gemiste rusttijden automatisch.
- Spreadsheets – in Duitsland voorlopig toegestaan, maar eenvoudig en spoorloos te bewerken. Oostenrijkse arbeidsinspecteurs keuren gewone Excel-bestanden nu al af, en het Duitse wetsontwerp zou ze voor de meeste werkgevers uitfaseren.
- Papieren formulieren – nog steeds toegestaan, en het ontwerp van 2026 behoudt ze voor microbedrijven. Bewaar ze twee jaar lang, leesbaar en volledig.
De registraties moeten soepel doorstromen naar de loonadministratie; veel bedrijven combineren een tijdregistratie-app met digitale loonadministratie, zodat overuren, toeslagen en verzuim doorlopen zonder overtypen.
AVG: verzamel wat de wet vereist, niets meer
Arbeidstijdgegevens zijn persoonsgegevens, en de registratieplicht zelf vormt de rechtsgrondslag op grond van artikel 6, lid 1, onder c) AVG.
- Dataminimalisatie: GPS-locatie, screenshots, toetsaanslagregistratie of biometrisch inklokken gaan verder dan de tijdregistratiewet vereist en hebben een aparte, gedocumenteerde rechtvaardiging nodig.
- Transparantie: vertel werknemers wat er wordt geregistreerd, waarom, wie het inziet en hoe lang het wordt bewaard (artikel 13 AVG).
- Ondernemingsraad: in Duitsland leidt een systeem dat prestaties kan monitoren tot medezeggenschap op grond van § 87 lid 1 nr. 6 van de Wet op de ondernemingsraden. Stem het af vóór de uitrol.
Wat zijn de sancties bij niet-naleving?
In Duitsland is het vandaag de dag een administratieve overtreding om de op grond van paragraaf 16 ArbZG vereiste overurenregistratie niet bij te houden, met boetes tot 30.000 EUR. Aan de ruimere ArbSchG-plicht is nog geen directe boete verbonden; arbeidsinspecteurs geven eerst een bevel, en het negeren daarvan kan eveneens tot 30.000 EUR kosten. Het aanhangige wetsvoorstel zou het maximum verhogen tot 50.000 EUR.
Het grotere risico is vaak civielrechtelijk: zonder betrouwbare gegevens hebben werkgevers moeite om overurenclaims te weerleggen, en rechters verschuiven de bewijslast doorgaans naar het bedrijf. HR-teams die groeiende personeelsbestanden beheren, vinden meer in ons artikel over het opschalen van bedrijfsgroei en personeelsbeheer.
Nalevingschecklist: wet op tijdregistratie van werknemers
Voer deze audit jaarlijks uit en na elke wijziging in personeelsbestand of land.
- [ ] Begin, einde, pauzes en totale dagelijkse arbeidsuren worden voor alle werknemers geregistreerd, inclusief personeel op afstand.
- [ ] Vermeldingen worden op de werkdag zelf gemaakt, niet aan het eind van de maand gereconstrueerd, en kunnen niet worden gewijzigd zonder een audittrail.
- [ ] Leidinggevenden controleren de tijdregistraties regelmatig en treden op bij overschrijding van de maximale uren per week en de rusttijden.
- [ ] Registraties worden ten minste twee jaar bewaard (drie jaar voor Amerikaanse loonadministratie).
- [ ] Alleen wettelijk vereiste gegevens worden verzameld; geen gps of schermafbeeldingen zonder een gedocumenteerde reden.
- [ ] Werknemers zijn schriftelijk geïnformeerd (artikel 13 AVG) en de ondernemingsraad heeft ingestemd, waar deze bestaat.
Met alle zes de vakjes afgevinkt loopt u voor op de meeste werkgevers, en komt u dicht bij wat het wetsvoorstel van 2026 zou vereisen.
*Dit artikel biedt algemene informatie over de wet op tijdregistratie van werknemers per september 2026 en vormt geen juridisch advies. Wetten veranderen; raadpleeg een gekwalificeerde arbeidsrechtjurist voor uw specifieke situatie.*
