Sieben Jahre nachdem der Gerichtshof der Europäischen Union jeden Mitgliedstaat aufforderte, Arbeitgeber zur Messung der täglichen Arbeitszeit zu verpflichten, arbeiten viele Unternehmen noch immer mit Bauchgefühl und Excel. Welches Gesetz zur Arbeitszeiterfassung für Sie gilt, hängt davon ab, wo Ihre Beschäftigten sitzen, und in Deutschland haben sich die Anforderungen seit 2019 zweimal verschoben – eine dritte Änderung steht zur Debatte. Im Folgenden: was erfasst werden muss, welche Zeiterfassungssysteme dem Gesetz entsprechen, ob die Vertrauensarbeitszeit fortbesteht, welche DSGVO-Grenzen gelten und eine Compliance-Checkliste.
Ein Hinweis vorweg: Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
Woher stammt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Am 14. Mai 2019 entschied der EuGH in der Rechtssache C-55/18 (CCOO gegen Deutsche Bank SAE), dass die Arbeitszeitrichtlinie und die EU-Grundrechtecharta die Mitgliedstaaten verpflichten, Arbeitgeber zur Einrichtung eines „objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems“ zu verpflichten, das die täglichen Arbeitsstunden jedes Beschäftigten erfasst. Ohne ein solches Zeiterfassungssystem, so das Gericht, lassen sich weder die wöchentliche Höchstgrenze von 48 Stunden noch die täglichen Ruhezeiten durchsetzen. Die offizielle Pressemitteilung des EuGH zur Rechtssache C-55/18 finden Sie auf der Website des Gerichts.
Deutschland hat sein Arbeitszeitgesetz daraufhin nicht angepasst. Stattdessen sprang das Bundesarbeitsgericht (BAG) ein. In seinem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) stellte das Gericht fest, dass der Arbeitgeber bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) in unionsrechtskonformer Auslegung verpflichtet ist, ein System einzuführen, das Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst.
In der Praxis bedeutet das:
- Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit aller Beschäftigten erfassen – in jeder Branche und Unternehmensgröße, im Büro, unterwegs oder im Homeoffice.
- Nur die Stunden über acht pro Tag zu erfassen, wie es § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) seit Langem verlangt, reicht nicht mehr aus.
- Die Form ist nicht vorgeschrieben. Papier, Tabellen, ein Terminal oder eine App zählen gleichermaßen, solange die Zeitaufzeichnungen verlässlich sind und Prüfer sie kontrollieren können. Der Arbeitgeber darf die Erfassung delegieren, bleibt aber verantwortlich.
Ist die Vertrauensarbeitszeit weiterhin erlaubt?
Ja. Die Vertrauensarbeitszeit – das Modell, bei dem niemand kontrolliert, wann Sie beginnen und aufhören – bleibt nach dem BAG-Beschluss in abgewandelter Form bestehen. Die Beschäftigten entscheiden weiterhin, wann sie arbeiten; neu ist, dass ihre Stunden festgehalten werden müssen. Die meisten Unternehmen lassen ihre Mitarbeitenden nun Beginn, Ende und Pausen selbst in einem Self-Service-Tool erfassen, das Verstöße gegen die Höchstarbeitszeit und die elfstündige Ruhezeit meldet. Das Vertrauen bezieht sich auf die *Einteilung*, nicht auf die *Dokumentation*. Gleitzeit, Arbeitszeitkonten und Remote-Arbeit folgen derselben Logik.
Deutschlands Gesetzentwurf: Stand im September 2026
Ein erster Entwurf zur Änderung des ArbZG vom April 2023 hätte die elektronische Zeiterfassung verpflichtend gemacht; er erreichte das Parlament nie, bevor die ihn tragende Koalition Ende 2024 zerbrach. Ein neuer Referentenentwurf folgte am 18. Juni 2026. Seine Kernanforderungen:
| Entwurfsregel (Juni 2026) | Inhalt |
|---|---|
| Was zu erfassen ist | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, am selben Tag eingetragen |
| Form | Standardmäßig elektronisch; das konkrete Zeiterfassungssystem ist nicht vorgeschrieben |
| Übergangsfristen | 1 Jahr für alle Arbeitgeber; 2 Jahre unter 250 Beschäftigten; 5 Jahre unter 50 |
| Kleinstarbeitgeber | Bis zu 10 Beschäftigte: dauerhaft von der elektronischen Form befreit |
| Vertrauensarbeitszeit | Bleibt zulässig; Arbeitgeber müssen dennoch von Verstößen erfahren, z. B. über automatische Warnhinweise |
| Aufbewahrung | Mindestens zwei Jahre |
| Bußgelder | Bis zu 50.000 EUR bei fehlenden Aufzeichnungen, mangelhafter Aufbewahrung oder verweigertem Prüferzugang |
Stand September 2026 hat das Kabinett den Entwurf nicht verabschiedet, sodass davon noch nichts geltendes Recht ist. Der BAG-Beschluss und § 16 ArbZG bleiben die verbindliche Grundlage.
Wie unterscheiden sich die Regeln zwischen den Ländern?
| Rechtsraum | Wer zu erfassen ist | Rechtsgrundlage | Anmerkungen |
|---|---|---|---|
| EU (allgemein) | Alle Beschäftigten, täglich | EuGH C-55/18, Richtlinie 2003/88/EG | Mitgliedstaaten setzen unterschiedlich um |
| Deutschland | Alle Beschäftigten | § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG 2022), § 16 Abs. 2 ArbZG | Elektronische Erfassung im Entwurf von 2026 geplant |
| Österreich | Alle Beschäftigten | § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) | Beginn, Ende, Dauer und Pausen; Selbstaufzeichnung bei Gleitzeit und Homeoffice erlaubt |
| Schweiz | Die meisten Beschäftigten | Art. 46 ArG, Art. 73a/73b ArGV 1 | Ausnahme für eigenverantwortliche Spitzenverdiener; vereinfachte Erfassung für Beschäftigte, die 25 % oder mehr ihrer Arbeitszeit selbst bestimmen |
| Vereinigtes Königreich | Beschäftigte innerhalb der 48-Stunden-Grenze | Working Time Regulations 1998, reg. 9 | „Angemessene Aufzeichnungen“ werden zwei Jahre aufbewahrt; keine tägliche Stempelpflicht |
| Vereinigte Staaten | Nicht befreite Beschäftigte (non-exempt) | Fair Labor Standards Act (FLSA) | Täglich und wöchentlich geleistete Arbeitsstunden; beliebige Methode; Lohnunterlagen drei Jahre, Stundenzettel zwei |
Das Muster: Kontinentaleuropa erfasst alle, das Vereinigte Königreich zeichnet gerade so viel auf, dass sich die Wochenobergrenze nachweisen lässt, und die USA koppeln die Zeiterfassung an die Überstundenvergütung für Stundenkräfte. Grenzüberschreitend tätige Arbeitgeber brauchen für jedes Land eigene Regeln zur Arbeitszeiterfassung.
Welche Zeiterfassungssysteme sind rechtskonform?
Der Maßstab des EuGH lautet: objektiv, verlässlich, zugänglich. Angewendet auf konkrete Tools:
- Terminal- oder Ausweissysteme – manipulationssicher, aber teuer und für Beschäftigte im Homeoffice unpraktisch.
- Zeiterfassungssoftware und mobile Apps – die Standardlösung. Mitarbeitende erfassen Beginn, Ende und Pausen von jedem Gerät aus; die Software weist automatisch auf Überstunden und fehlende Ruhezeiten hin.
- Tabellenkalkulationen – in Deutschland vorerst zulässig, aber spurlos bearbeitbar. Österreichische Arbeitsinspektionen beanstanden reine Excel-Dateien bereits, und der deutsche Entwurf würde sie für die meisten Arbeitgeber abschaffen.
- Papierbögen – weiterhin erlaubt; der Entwurf von 2026 behält sie für Kleinstbetriebe bei. Bewahren Sie sie zwei Jahre lang auf, lesbar und vollständig.
Die Aufzeichnungen sollten sauber in die Lohnabrechnung einfließen; viele Unternehmen koppeln eine Zeiterfassungs-App mit der digitalen Lohnbuchhaltung, sodass Überstunden, Zuschläge und Fehlzeiten ohne erneutes Erfassen durchlaufen.
DSGVO: nur erheben, was das Gesetz verlangt – nicht mehr
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten, und die Aufzeichnungspflicht selbst ist die Rechtsgrundlage nach Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
- Datenminimierung: GPS-Standort, Screenshots, Tastaturprotokolle oder biometrische Anmeldungen gehen über das hinaus, was das Zeiterfassungsgesetz verlangt, und erfordern eine gesonderte, dokumentierte Rechtfertigung.
- Transparenz: Informieren Sie Ihre Beschäftigten darüber, was erfasst wird, warum, wer Einsicht hat und wie lange die Daten gespeichert werden (Artikel 13 DSGVO).
- Betriebsrat: In Deutschland löst ein System, das die Leistung überwachen kann, ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz aus. Vereinbaren Sie es vor der Einführung.
Welche Sanktionen drohen bei Verstößen?
In Deutschland ist es derzeit eine Ordnungswidrigkeit, die nach § 16 ArbZG erforderlichen Überstundenaufzeichnungen nicht zu führen – mit Bußgeldern von bis zu 30.000 EUR. Die weiter gefasste Pflicht nach dem ArbSchG ist bislang nicht direkt bußgeldbewehrt; die Arbeitsschutzbehörde erlässt zunächst eine Anordnung, deren Missachtung ebenfalls bis zu 30.000 EUR kosten kann. Der geplante Entwurf würde die Obergrenze auf 50.000 EUR anheben.
Das größere Risiko ist oft zivilrechtlicher Natur: Ohne verlässliche Daten fällt es Arbeitgebern schwer, Überstundenklagen abzuwehren, und Gerichte neigen dazu, die Beweislast auf das Unternehmen zu verlagern. Personalteams, die wachsende Belegschaften betreuen, finden mehr in unserem Beitrag zum skalierbaren Unternehmenswachstum und Personalmanagement.
Compliance-Checkliste: Gesetz zur Arbeitszeiterfassung
Führen Sie diese Prüfung jährlich sowie nach jeder Änderung der Belegschaftsgröße oder des Landes durch.
- [ ] Beginn, Ende, Pausen und die tägliche Gesamtarbeitszeit werden für alle Beschäftigten erfasst, auch für Remote-Mitarbeitende.
- [ ] Die Einträge erfolgen am Arbeitstag selbst, nicht rückwirkend zum Monatsende, und lassen sich nicht ohne nachvollziehbaren Änderungsverlauf verändern.
- [ ] Führungskräfte prüfen die Zeitaufzeichnungen regelmäßig und reagieren auf Verstöße gegen die wöchentliche Höchstarbeitszeit und die Ruhezeiten.
- [ ] Die Aufzeichnungen werden mindestens zwei Jahre aufbewahrt (drei Jahre bei US-Lohnunterlagen).
- [ ] Es werden nur gesetzlich vorgeschriebene Daten erhoben; kein GPS und keine Screenshots ohne dokumentierten Grund.
- [ ] Die Beschäftigten wurden schriftlich informiert (Artikel 13 DSGVO), und der Betriebsrat hat, sofern vorhanden, zugestimmt.
Wer alle sechs Punkte abhakt, ist den meisten Arbeitgebern voraus – und nah an dem, wohin der Entwurf 2026 führen würde.
*Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen zum Gesetz über die Arbeitszeiterfassung mit Stand September 2026 und stellt keine Rechtsberatung dar. Gesetze ändern sich; ziehen Sie für Ihren konkreten Fall eine qualifizierte Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzu.*
