Sju år efter att EU-domstolen ålade varje medlemsstat att kräva att arbetsgivare mäter den dagliga arbetstiden förlitar sig många företag fortfarande på magkänsla och Excel. Vilken lag om tidsregistrering som gäller för dig beror på var din personal sitter, och i Tyskland har kraven ändrats två gånger sedan 2019, med en tredje ändring på gång. Nedan: vad som måste registreras, vilka tidsregistreringssystem som uppfyller lagen, om förtroendebaserad arbetstid överlever, GDPR-gränser och en checklista för efterlevnad.
En anmärkning först: detta är allmän information, inte juridisk rådgivning.
Varifrån kommer skyldigheten att registrera arbetstid?
Den 14 maj 2019 slog EU-domstolen fast i mål C-55/18 (CCOO mot Deutsche Bank SAE) att arbetstidsdirektivet och EU:s stadga om de grundläggande rättigheterna kräver att medlemsstaterna ålägger arbetsgivarna att inrätta ett “objektivt, tillförlitligt och tillgängligt system” som mäter varje arbetstagares dagliga arbetstid. Utan ett sådant tidsregistreringssystem, konstaterade domstolen, kan varken 48-timmarsgränsen per vecka eller de dagliga viloperioderna säkerställas. Det officiella pressmeddelandet från EU-domstolen om mål C-55/18 finns tillgängligt på domstolens webbplats.
Tyskland ändrade inte sin arbetstidslag som svar. I stället grep den federala arbetsdomstolen (Bundesarbeitsgericht, BAG) in. I sitt avgörande av den 13 september 2022 (1 ABR 22/21) fastslog domstolen att arbetsgivaren redan enligt § 3.2 nr 1 i arbetsmiljölagen (Arbeitsschutzgesetz, ArbSchG), tolkad i enlighet med EU-rätten, är skyldig att införa ett system som registrerar start, slut och längd på den dagliga arbetstiden, inklusive övertid.
I praktiken innebär detta:
- Arbetsgivare måste registrera arbetstiden för alla anställda, i varje bransch och oavsett företagsstorlek, på kontoret, på resande fot eller hemifrån.
- Att bara registrera timmar utöver åtta per dag, vilket § 16.2 i arbetstidslagen (ArbZG) länge har krävt, räcker inte längre.
- Formen är inte föreskriven. Papper, kalkylblad, en terminal eller en app räknas alla, så länge tidsuppgifterna är tillförlitliga och inspektörer kan granska dem. Arbetsgivaren får delegera registreringen men förblir ansvarig.
Är förtroendebaserad arbetstid fortfarande tillåten?
Ja. Vertrauensarbeitszeit, modellen där ingen kontrollerar när du börjar och slutar, överlever BAG-avgörandet i modifierad form. De anställda avgör fortfarande när de arbetar; det som ändras är att deras timmar måste skrivas ned. De flesta företag låter numera personalen själv registrera start, slut och raster i ett självbetjäningsverktyg som flaggar för överträdelser av den maximala arbetstiden och den 11 timmar långa viloperioden. Förtroendet gäller *planeringen*, inte *dokumentationen*. Flextid, arbetstidskonton och distansarbete följer samma logik.
Tysklands lagförslag: läget i september 2026
Ett första utkast till ändring av ArbZG från april 2023 skulle ha gjort elektronisk tidsregistrering obligatorisk; det nådde aldrig parlamentet innan koalitionen bakom det föll samman i slutet av 2024. Ett nytt Referentenentwurf (ministerieutkast) följde den 18 juni 2026. Dess centrala krav:
| Föreslagen regel (juni 2026) | Innehåll |
|---|---|
| Vad som ska registreras | Start, slut och längd på den dagliga arbetstiden, registrerat samma dag |
| Form | Elektronisk som standard; det specifika tidsregistreringssystemet är inte föreskrivet |
| Övergångsperioder | 1 år för alla arbetsgivare; 2 år under 250 anställda; 5 år under 50 |
| Mikroarbetsgivare | Upp till 10 anställda: permanent undantagna från den elektroniska formen |
| Förtroendebaserad arbetstid | Förblir laglig; arbetsgivare måste fortfarande få kännedom om överträdelser, t.ex. via automatiska varningar |
| Lagring | Minst två år |
| Böter | Upp till 50 000 EUR för uteblivna registreringar, bristfällig lagring eller för att neka inspektörer tillträde |
I september 2026 har regeringen ännu inte antagit förslaget, så inget av detta är lag ännu. BAG-avgörandet och § 16 ArbZG förblir den bindande utgångspunkten.
Hur skiljer sig reglerna mellan länder?
| Jurisdiktion | Vem som måste registreras | Rättslig grund | Anmärkningar |
|---|---|---|---|
| EU (allmänt) | Alla arbetstagare, dagligen | EU-domstolen C-55/18, direktiv 2003/88/EG | Medlemsstaterna genomför det på olika sätt |
| Tyskland | Alla anställda | § 3.2 nr 1 ArbSchG (BAG 2022), § 16.2 ArbZG | Elektronisk registrering planeras i 2026 års lagförslag |
| Österrike | Alla anställda | § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) | Start, slut, längd och raster; egen registrering tillåten för flextid och hemarbete |
| Schweiz | De flesta anställda | Art. 46 ArG, art. 73a/73b ArGV 1 | Undantag för självständiga höginkomsttagare; förenklad registrering för personal som själv bestämmer 25 % eller mer av sin arbetstid |
| Storbritannien | Arbetstagare inom 48-timmarsgränsen | Working Time Regulations 1998, reg. 9 | “Tillräckliga uppgifter” sparas i två år; ingen daglig stämplingsplikt |
| USA | Icke-undantagna anställda | Fair Labor Standards Act (FLSA) | Arbetade timmar varje dag och vecka; valfri metod; löneuppgifter i tre år, tidkort i två |
Mönstret: kontinentala Europa registrerar alla, Storbritannien noterar tillräckligt för att bevisa veckotaket och USA kopplar tidsuppgifter till övertidsersättning för timanställda. Arbetsgivare med verksamhet i flera länder behöver ett regelverk per land för anställdas tidsregistrering.
Vilka tidsregistreringssystem uppfyller lagen?
EU-domstolens krav är objektivt, tillförlitligt och tillgängligt. Tillämpat på faktiska verktyg:
- Terminal- eller passerkortssystem – manipuleringssäkra, men dyra och opraktiska för distansarbetare.
- Tidsregistreringsprogram och mobilappar – standardvalet. Personalen registrerar start, slut och raster från valfri enhet; programvaran flaggar automatiskt för övertid och uteblivna viloperioder.
- Kalkylblad – lagliga i Tyskland tills vidare, men enkla att ändra utan spår. Österrikiska arbetsmiljöinspektörer ifrågasätter redan rena Excel-filer, och det tyska lagförslaget skulle fasa ut dem för de flesta arbetsgivare.
- Pappersark – fortfarande tillåtna, och 2026 års lagförslag behåller dem för mikroföretag. Spara dem i två år, läsbara och fullständiga.
Underlaget bör flöda smidigt in i lönehanteringen; många företag kombinerar en tidsregistreringsapp med digital löneadministration så att övertid, tillägg och frånvaro förs vidare utan att skrivas in på nytt.
GDPR: samla in det lagen kräver, inget mer
Arbetstidsdata är personuppgifter, och själva registreringsplikten utgör den rättsliga grunden enligt artikel 6.1 c i GDPR.
- Dataminimering: GPS-position, skärmdumpar, tangenttrycksloggning eller biometrisk instämpling går längre än vad tidsregistreringslagen kräver och behöver en separat, dokumenterad motivering.
- Transparens: Informera de anställda om vad som registreras, varför, vem som ser det och hur länge det sparas (artikel 13 i GDPR).
- Företagsråd: I Tyskland utlöser ett system som kan övervaka prestationer medbestämmande enligt § 87.1 nr 6 i företagsförfattningslagen. Kom överens om det före införandet.
Vilka påföljder gäller vid bristande efterlevnad?
I Tyskland är det i dag en förvaltningsrättslig överträdelse att inte föra de övertidsuppgifter som krävs enligt § 16 ArbZG, med böter på upp till 30 000 EUR. Den bredare skyldigheten enligt ArbSchG medför ännu inga direkta böter; arbetsmiljöinspektörer utfärdar först ett föreläggande, och att ignorera det kan också kosta upp till 30 000 EUR. Det pågående lagförslaget skulle höja taket till 50 000 EUR.
Den större risken är ofta civilrättslig: utan tillförlitliga data har arbetsgivare svårt att bemöta krav på övertidsersättning, och domstolarna tenderar att flytta bevisbördan till företaget. HR-team som hanterar en växande personalstyrka hittar mer i vår artikel om att skala företagstillväxt och personalhantering.
Checklista för efterlevnad: lagen om anställdas tidsregistrering
Genomför den här granskningen årligen och efter varje förändring i personalstyrka eller land.
- [ ] Start, slut, raster och total daglig arbetstid registreras för alla anställda, inklusive distanspersonal.
- [ ] Registreringarna görs samma dag som arbetet utförs, inte i efterhand vid månadsskiftet, och kan inte ändras utan ett spårbart underlag.
- [ ] Chefer granskar tidsuppgifterna regelbundet och agerar vid överträdelser av maximal veckoarbetstid och viloperioder.
- [ ] Uppgifterna sparas i minst två år (tre år för amerikanska löneuppgifter).
- [ ] Endast de uppgifter som lagen kräver samlas in; inga GPS-data eller skärmdumpar utan ett dokumenterat skäl.
- [ ] De anställda har informerats skriftligen (artikel 13 i GDPR), och företagsrådet har godkänt registreringen där ett sådant finns.
Att bocka av alla sex punkterna placerar dig före de flesta arbetsgivare, och nära dit 2026 års lagförslag skulle föra dig.
*Den här artikeln ger allmän information om lagen om anställdas tidsregistrering per september 2026 och utgör inte juridisk rådgivning. Lagar förändras; rådgör med en kvalificerad arbetsrättsjurist för din specifika situation.*
