Vineri la prânz sunt încărcate ultimele cutii; luni dimineață la ora opt echipa stă la noua locație și își continuă activitatea ca și cum nimic nu s-ar fi întâmplat. Așa arată o relocare reușită. Iar faptul că arată astfel are prea puțin de-a face cu norocul și foarte mult cu o mână de decizii luate cu săptămâni înainte.
Cele mai multe companii pierd puțin timp la mutarea propriu-zisă din cauza transportului. Îl pierd pentru că routerul nu este livrat decât marți, pentru că nimeni nu știa unde trebuiau să ajungă dosarele de personal sau pentru că noua adresă nu apare în niciun șablon de factură. Exact aici intervine o bună pregătire. Următoarele șapte pârghii arată ce contează în etapa de planificare și ce trebuie să figureze pe orice listă de verificare a relocării unei companii.
Pârghia 1: Planificați mutarea biroului înainte de expirarea contractului de închiriere
Cea mai frecventă greșeală apare chiar de la bun început. Noul contract de închiriere este semnat, data este stabilită și abia apoi cineva începe să facă socoteala. Verificați mai întâi când puteți efectiv să părăsiți vechile spații. Pentru contractele comerciale de închiriere pe durată nedeterminată, perioada legală de preaviz este de aproximativ șase luni, însă multe contracte se derulează pe o durată fixă de mai mulți ani. Ceea ce prevede contractul prevalează asupra oricărei reguli generale.
Organizarea ar trebui să fie pusă la punct cu aproximativ douăsprezece săptămâni înainte de dată. Puneți responsabilitatea în seama unei singure persoane: cineva care păstrează imaginea de ansamblu, deleagă sarcini și are autoritatea de a decide. Această persoană întocmește lista de verificare, urmărește termenele-limită și este punctul de contact pentru toți cei implicați. Și contactează din timp o firmă de mutări profesionistă. O firmă de mutări cu experiență, precum o firmă de mutări competentă din Hanovra, vizitează ambele imobile înainte de a oferi o ofertă, ia măsurători, inspectează casa scării, liftul și calea de acces și construiește un program coordonat pornind de la toate acestea. O mutare a companiei are nevoie de această vizită la fața locului, pentru că abia atunci devine clar câți oameni, cât material și câte ore va costa în realitate ziua mutării. Cine caută un prestator cu două săptămâni înainte ia orice mai este disponibil.
În această primă fază intră trei sarcini:
- Inventar: câte posturi de lucru, piese de mobilier, dulapuri pentru servere și rafturi de depozitare merg mai departe? Ce se elimină?
- Buget cu o rezervă: experiența arată că o mutare mică de birou se situează în zona valorilor de patru cifre inferioare, în timp ce operațiunile mai mari cu transporturi specializate depășesc considerabil această sumă. Prevedeți o rezervă de 15 până la 20 la sută. În scopuri fiscale, costurile unei mutări legate de afacere sunt în general cheltuieli de afaceri deductibile.
- O dată rezonabilă: vineri plus weekendul costă mai puțin timp de lucru decât o zi de marți. Solicitați cât mai devreme posibil zonele cu interdicție de staționare la vechea și la noua adresă.
Pârghia 2: IT-ul și camera serverelor au nevoie de propriul interval de timp
Tehnologia determină dacă operațiunile se opresc brusc sau continuă. Un birou poate ajunge cu o zi întârziere; o linie de internet moartă, nu.
Comandați conexiunea la noua locație cât mai devreme posibil. În cazul fibrei optice sau al unei conexiuni de afaceri, între comandă și activare pot trece cu ușurință mai multe săptămâni, iar această dată nu poate fi grăbită odată ce a fost ratată. În paralel, IT-ul clarifică dacă serverele se mută fizic sau dacă mutarea este momentul potrivit pentru a transfera serviciile într-un centru de date.
Organizați transportul propriu-zis în afara orelor de program. Serverele, switch-urile și sistemul telefonic se mută vineri seara, astfel încât totul să funcționeze fiabil luni. Patru puncte care fac reasamblarea eficientă:
- O copie de rezervă completă înainte de demontare, stocată în afara sediului. Restaurați-o o dată ca test, înainte ca primul dulap să fie demontat.
- Fotografiați și etichetați fiecare cablu și fiecare port. Altfel, configurarea durează de multe ori mai mult.
- Transportați echipamentele în lăzi specializate căptușite, nu în cutii cu hârtie de ambalaj.
- O rulare de test duminică: rețea, imprimante, telefonie, accesul la ERP. Astfel vă asigurați că nimeni nu stă luni în fața unui ecran mort.
Cine folosește oricum mutarea ca ocazie de a-și eficientiza procesele va găsi idei utile în acest articol despre procesele lean și lupta împotriva risipei.
Pârghia 3: Dosarele se mută în containere sigilate
Dosare de personal, contracte, date ale clienților: de îndată ce sunt implicate date cu caracter personal, mutarea este o operațiune de prelucrare ca oricare alta. Art. 32 din GDPR impune măsuri tehnice și organizatorice adecvate. În realitatea de zi cu zi a unei mutări, asta înseamnă ceva foarte concret:
| Ce | Cum |
|---|---|
| Transport | Containere sigilate și numerotate în loc de cutii deschise |
| Dovadă | Proces-verbal de predare cu numerele containerelor, semnat la predare și la primire |
| Prestator de servicii | Acord de prelucrare a datelor conform Art. 28 din GDPR dacă este posibil accesul la date cu caracter personal |
| Depozitare temporară | O încăpere care se poate încuia, cu acces documentat |
O mutare este și cel mai bun moment pentru a face ordine, însă nu după ureche. În scopuri fiscale și de drept comercial, trebuie respectate perioade de păstrare de până la zece ani, de exemplu pentru registrele comerciale, situațiile financiare anuale și documentele contabile. Puteți citi despre acest lucru direct în § 257 HGB, completat de § 147 AO. Tot ceea ce chiar poate fi eliminat se distruge în siguranță conform DIN 66399, în loc să fie aruncat în containerul de hârtie. Pentru documentele obișnuite de afaceri se specifică de regulă nivelul de securitate P-4; pentru datele sensibile ale personalului, unul mai ridicat.
Un mic efect secundar: mai puțină hârtie înseamnă un volum de transport mai mic, iar acest lucru se reflectă direct în preț.
Pârghia 4: Informați angajații și clienții din timp
O relocare schimbă naveta fiecăruia, pauza de prânz, uneori aranjamentul pentru îngrijirea copiilor. Cine informează angajații abia cu patru săptămâni înainte printr-un e-mail colectiv culege o rezistență care nu are nimic de-a face cu mutarea în sine. Contează, așadar, acest lucru: anunțați din timp, de îndată ce decizia este definitivă, și menționați și ceea ce încă este deschis. După aceea, o scurtă actualizare regulată a stadiului este suficientă.
Clarificați din timp și aceste puncte:
- Cine își împachetează propriul post de lucru și cine primește sprijin?
- Există posibilitatea de a lucra de acasă, de a lua concediu sau o cerință de prezență în ziua mutării?
- Cum arată aranjarea locurilor în noul birou și cine decide asupra ei?
- Ce trasee se schimbă; există un abonament de transit, locuri de parcare, suporturi pentru biciclete?
Cel mai bine este să informați clienții și furnizorii în două etape: un anunț cu aproximativ patru săptămâni înainte și o scurtă confirmare de îndată ce sunteți operaționali la noua locație. Dacă afacerea crește în paralel cu mutarea, merită să analizați modul în care creșterea și organizarea personalului interacționează. O mutare amplifică orice slăbiciune organizatorică ce exista deja dinainte.
Pârghia 5: Actualizați noua adresă peste tot
Această sarcină este nespectaculoasă și totuși adesea subestimată, pentru că se compune din treizeci de pași mărunți. Mai întâi autoritățile:
- Oficiul comercial: reînregistrare conform § 14 GewO, de regulă contra unei taxe.
- Înscrierea în registrul comerțului: pentru societățile înregistrate, schimbarea sediului social se face prin notar.
- Administrația financiară: competența se poate schimba la mutarea într-o altă municipalitate.
- Camera de Industrie și Comerț sau Camera Meșteșugarilor, asociația de asigurare de răspundere a angajatorilor, asigurătorii: și asigurarea dumneavoastră de răspundere civilă a afacerii și cea a bunurilor ar trebui să cunoască noul loc de desfășurare a activității.
După aceea, actualizați-vă propria prezență externă: mențiunile legale, Profilul de Companie Google, antetele de scrisori, șabloanele de factură, semnăturile de e-mail, ștampilele, inscripționările vehiculelor și fiecare pagină a propriului site web unde apare vechea adresă. O comandă de redirecționare a corespondenței pentru poșta de afaceri captează oricum tot ce se uită, iar toată lumea uită ceva. Estimați o durată de cel puțin șase luni.
Pârghia 6: Amenajați posturile de lucru în loc să depozitați mobila la întâmplare
La noua locație se aplică aceleași reguli ca la cea veche. Ordonanța germană privind locurile de muncă stabilește cerințe pentru dimensiunea încăperilor, iluminat, căile de evacuare și posturile de lucru cu ecran. Așadar, verificați încă din timpul vizitei la fața locului prizele, prizele de rețea și condițiile de iluminat și stabiliți dacă lățimea căii de evacuare rezistă odată ce dulapurile de arhivă sunt puse la locul lor.
Pentru amenajarea noilor spații, un plan al etajului ajută enorm. Fiecare încăpere primește un număr, iar fiecare cutie și piesă de mobilier primește o etichetă cu acel număr. Echipa de mutare așază apoi totul la locul potrivit fără să întrebe, iar nimeni nu-și petrece luni mutând dulapuri dintr-un loc în altul. Cine oricum reamenajează va găsi inspirație în conceptele flexibile de mobilier pentru spații moderne pentru zone personalizate care ulterior pot fi folosite în cu totul alt mod.
Tot pe listă: un proces-verbal de predare pentru vechile spații, cu fotografii ale deteriorărilor preexistente din casa scării, curățenia finală, predarea cheilor, citirea contoarelor. Asta costă o oră și economisește sume de patru cifre în caz de dispută.
Pârghia 7: Greșelile care scumpesc orice relocare
Patru tipare apar mereu în practică.
Început prea târziu: datele de conectare, termenele-limită oficiale și intervalele bune pentru mutare nu pot fi recuperate ulterior. Douăsprezece săptămâni reprezintă minimul; șase luni sunt confortabile.
Nicio responsabilitate clară: o mutare de care sunt responsabile în comun cinci departamente se blochează în detalii. O persoană desemnată, cu autoritate decizională și un buget de timp real, costă puțin și economisește cel mai mult.
Asigurare neverificată: răspunderea firmei de mutări este plafonată prin lege și rareori acoperă integral tehnologia de valoare mare. O asigurare de transport pentru ziua mutării se încheie rapid.
Totul deodată: o mutare, o schimbare de software și un nou sistem telefonic în aceeași lună sunt lucruri la care nici nu ar trebui să vă gândiți. Amânați tot ce poate fi amânat.
Cu cât timp înainte ar trebui să planificați mutarea unei firme?
Douăsprezece săptămâni sunt considerate limita minimă; pentru operațiuni mai mari, cu o cameră de servere și numeroase posturi de lucru, șase luni sunt realiste. Factorul limitativ este rareori transportul, ci perioada de preaviz și activarea liniei de date.
Ce autorități trebuie să anunțați cu privire la schimbarea sediului?
Oficiul comercial, administrația fiscală și, pentru firmele înregistrate, registrul comerțului prin intermediul notarului. La acestea se adaugă camera de comerț, casa de asigurări pentru accidente de muncă și asigurătorii.
Cum transportați corect dosarele care conțin date cu caracter personal?
În containere sigilate și numerotate, cu un protocol de predare-primire și, dacă firma contractată ar putea avea acces la date, cu un acord de prelucrare a datelor.
Cum treceți la treabă
Rezervați două ore în această săptămână și rezolvați trei lucruri: verificați termenul de preaviz din vechiul contract de închiriere, comandați racordarea la noul sediu și programați două vizite pe teren cu firme de mutări. Lista de verificare, planul etajului și schimbările de adresă pot fi apoi parcurse în tihnă. Însă aceste trei puncte decid dacă lunea de după mutare se petrece muncind sau căutând.
